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<h1>Hola amigos de steemit, hoy les traigo un post con material administrativo, espero les guste.</h1>
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<h3>El tema a tratar hoy es la requisición de compras, para conocer y entender este tema, primero que todo definiremos algunos términos, como; ¿Qué es comprar?. </h3>
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Comprar: Este verbo refiere a obtener algo a cambio de dinero. La compra implica necesariamente otra operación: La venta: Se trata de actividades opuestas: quien compra entrega dinero para recibir un bien o servicio, mientras que quien vende entrega el bien o servicio a cambio del dinero. Esto quiere decir que el comprador entrega dinero al vendedor y éste hace lo propio con el producto.
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Al entender que es una compra, nos puede a venir a la mente; ¿qué podemos comprar?, en el caso de que hablemos desde el punto de vista de una empresa, lo primero serian los recursos materiales, los cuales son los bienes tangibles que la organización puede utilizar para el logro de sus objetivos. Contar con los recursos materiales adecuados es un elemento clave en la gestión de las organizaciones.
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La administración debe tener en cuenta que se debe encontrar un punto óptimo de recursos materiales, lo que no significa que se deba aumentar la cantidad o la calidad de los recursos materiales en exceso, debido a que esto representaría un elevado costo de oportunidad. Luego de obtener el recurso material lo siguiente es la materia prima, esta se conoce como los materiales extraídos de la naturaleza y que se transforman para elaborar bienes de consumo.
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En las empresas existe un área de compra, esta tiene ciertos objetivos, como por ejemplo; Generar utilidades en base a la reducción de costos en todo el proceso de compra (incluyendo la compra misma) respetando los estándares de calidad que demanda el proyecto, con el fin de mantener la empresa competitivamente en operación y contribuir con la ejecución y operación de los trabajos de construcción en tiempo y forma generada por la planeación estratégica de adquisiciones en su proceso total.
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También tiene funciones como lo pueden ser; Investigación, evaluación y selección de proveedores y precios. Y podemos observar que entre sus responsabilidades están; suministrar materiales y servicios en tiempo y forma, con esto llegamos el proceso de compra donde trataremos el tema principal, es decir, la requisición de compras.
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El proceso de compra se inicia cuando cualquier área de la organización requiere algún bien o servicio y lo solicita por medio de una requisición, de ahí en adelante se construye una dinámica de procesos y actividades para abastecer o cubrir el requerimiento, el proceso es complejo, porque no solo consiste en comprar por comprar, sino hacer un despliegue de estrategias bien planeadas y organizadas para lograr un valor competitivo que se refleje en las utilidades, calidad e imagen de la empresa, pero sobre todo contribuir en gran medida a la satisfacción de los clientes. Claro como todo en la vida, esto tiene su arte; el cual es saber negociar, valiéndose de todas las herramientas adquiridas en base a experiencias y habilidades para lograr los objetivos propuestos, como son; precios cómodos para la organización de los mejores materiales y servicios en el mercado, siempre pensando en la calidad, con facilidades de créditos, con la mejor atención y finalmente con ese plus de competencia en el cual, se ve el desarrollo, la capacitación, infraestructura, los negocios y alianzas que podamos obtener en este proceso.
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Luego tenemos los que se conoce como; proceso descriptivo de la compra, en este tenemos los que es la requisición; Es la solicitud de cualquier área de la organización de sus necesidades materiales o de servicios para poder operar correctamente en función de un proyecto definido, por su origen y naturaleza la requisición puede ser de dos tipos.
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Primero la requisición directa: Es aquella que está ligada totalmente a un proyecto constructivo (producción) y está reflejada en el presupuesto de obra, como son materiales, subcontratos y mano de obra.
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Y luego esta la requisición indirecta: son aquellas que no se relacionan directamente con los procesos de producción (obra), pero que contribuyen a la operación de todos los procesos de trabajo de la organización. En pocas palabras este archivo o petición es una autorización del Departamento de Compras con el fin de abastecer bienes o servicios. Ésta a su vez es originada y aprobada por el Departamento que requiere los bienes o servicios.
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Este documento deberá contar con suficiente información la cual fundamenta su trámite y proceso, por lo tanto deberá contener: Membrete de la organización, concepto o titulo del documento, área que requisita, nombre del solicitante, proyecto o área de aplicación de lo requisitado, fecha de elaboración, cantidad, concepto y características o especificaciones de lo requisitado, observaciones y por último las firmas del solicitante y del comprador receptor de la requisición.
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Por lo regular las políticas para el abasto de material después de ingresar la requisición se encuentran establecidas en los procesos de trabajo, esto dependiendo de los tiempos que marque el programa de construcción.
Otro proceso es el registro y clasificación de requisiciones, en este; El comprador deberá contar con sistemas que lo ayuden a clasificar este tipo de documento de acuerdo a su origen y naturaleza para su registro, esto depende de muchos factores y políticas de la organización, pero sobre todo al tipo de sistemas informáticos con los que se cuenten. Un sistema informático sofisticado, en automático cumple con esta función el cual relaciona la información en cuadros de interface, los sistemas deberán estar adaptados para dar información inmediata del estatus de las requisiciones.
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Tenemos también la requisiciones locales; Es el documento, que emite un departamento u personal solicitante y que debidamente justificado y autorizado sirve para la adquisición de un bien o servicio de origen local, en dónde debe aparecer a detalle él ò los artículos ò servicios a comprar (preferentemente por familia, desde un alfiler hasta maquinaria, etc.) y que en una empresa o administración gubernamental organizada debe estar en un presupuesto previamente aprobado. Y la requisición de importación: se trata de la adquisición de servicios o artículos en el extranjero.
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Al terminar la requisición viene lo que conocemos como; Localización de proveedores, este proceso consta de una ardua investigación para la localización de proveedores, hoy en día es más rápida y eficiente, por los avances tecnológicos y la principal fuente es la internet. La cual nos arroja información a nivel local, regional, e internacional, pero para su localización hay que tomar estrategias y planes de investigación, por lo tanto enumeraremos las principales fuentes de información para nuestro propósito. Entre algunos tenemos: Medios electrónicos, directorios telefónicos especializados, guías de proveedores especializados, ferias y exposiciones virtuales, catálogos y publicidad.
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Luego de conseguir al proveedor que más nos beneficie, comienza el proceso de cotización, la solicitud de cotización es el documento enviado al proveedor para requerirle o solicitarle su cotización o presupuesto de un bien o servicio, con la intensión de su adquisición por medio de una compra. Este documento y proceso juega un papel muy importante ya que esta depende de una buena cotización del proveedor, debe de reflejar de alguna manera, la imagen de la organización, su profesionalismo, su tamaño, y su proyección, con datos reales o estimados, ya que una buena relación comercial inicia en este paso del proceso.
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Podemos culminar diciendo que estos procesos son muy importantes para las administración de una empresa ya que un mal manejo de la información o de alguna petición podría causar retrasos o gastos innecesarios, por ello siempre debemos estar actualizados en el manejo de los mismos.
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<h1>Bueno amigos de steemit, esto es todo por hoy, espero les sea de ayuda. Gracias por tomarse su tiempo al leer mi post. Estoy preparando un próximo post de economía ecológica, hasta la próxima amigos. Como siempre les digo éxito.</h1>
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